Formation Gratuite Notion

Table des matières complète

L’espace que nous construisons pendant la formation

Panneau de contrôle

Tout est bloc, les modèles et les 33 questions que tout le monde se pose à propos de Notion

Les bases de données, le 2ème cerveau, les vues, transformations, tris, groupes, filtres

Les Formules 2.0 de Notion, les automatisations internes et les API, Notion AI et Q&A

1 – Intro à Notion

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Ravi de vous accueillir et d’entamer avec vous un nouveau chapitre dans votre productivité et votre efficience.

Je m’appelle Vince, j’ai créé des dizaines de vidéos sur Youtube.

Avant tout, vous devez savoir que sur KreaCity, tout va toujours par 3 et que c’est souvent croustillant.

Je propose aussi des formations, des livres, des modèles gratuits ou pas sur Krea.City si vous voulez apprendre Notion, Make, Powerapps, Coda ou Airtable.

Si vous voulez savoir qui je suis, ce qui me pousse et quelles sont les valeurs derrière KreaCity, je vous engage à lire cet article.

Pour bien démarrer, posons dès aujourd’hui les premières FondaNotions de votre apprentissage de Notion, les premiers blocs.

Tout est bloc

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Les concepts importants abordés dans cette section

Blocs & Raccourcis
Transformations & Hiérarchie
Colonnes & Mise en page

Tout est bloc dans Notion.

C’est une phrase que vous avez déjà entendue ou que vous allez encore souvent entendre dans le contexte de Notion.

Ça n’a l’air de rien au départ, mais vous allez vous rendre compte que c’est LE facteur différenciant, LA force de Notion.

Tout le contenu créé dans Notion est composé de blocs que vous pouvez :

Créer, au clavier ou à la souris, mais surtout grâce à de puissants raccourcis clavier,
Déplacer, horizontalement ou verticalement mais aussi de manière hiérarchique,
Modifier au niveau de leur format, des couleurs, des tailles ou même des fonctionnalités,
Transformer en d’autres blocs pour continuer à faire évoluer vos idées ou
Supprimer en considérant que l’approche par blocs permet aussi de récupérer ces blocs supprimés

Il existe différents types de blocs : texte, listes, titre, mais aussi colonnes, bases de données, images, code.

Même une page est un bloc. Ce qui veut dire que vous pouvez créer un bloc de texte, le transformer en un bloc de page, puis déplacer cette page dans une autre page.

On vient de le montrer, pour vous permettre de créer à la vitesse de votre pensée, Notion propose des raccourcis clavier dont le plus important est / , la barre oblique.

Ce raccourci autorise toute une série de commandes :

Créer des blocs de base comme le texte ou les pages,
Ajouter des possibilités à l’intérieur d’un bloc comme les mentions,
Modifier l’aspect ou le type de bloc,
Créer des bases de données, des vues pour ces bases et d’autres blocs avancés,
Ajouter des médias comme des images, des vidéos ou
Intégrer des contenus provenant d’autres plateformes.

Pour terminer cette première approche, je veux vous parler de trois commandes ou raccourcis peut-être un peu moins connus.

Pour déplacer un bloc, vous pouvez certes utiliser les six petits points qui apparaissent en début de ligne quand vous survolez ce bloc. Il faudrait donc utiliser la souris. Mais vous pouvez aussi utiliser cmd/ctrl + Shift + Flèche du haut ou du bas pour déplacer ce bloc.
/col est une commande qui crée des 2, 3, 4 ou 5 colonnes. Mais vous pouvez aussi transformer des blocs existants en colonnes directement à partir du petit menu contextuel des six petits points.
Un autre raccourci qui fait plaisir : passer du côté obscur de Notion avec le raccourci ctrl/cmd + Shift + L qui alterne entre mode sombre et mode clair, pour une meilleure lisibilité ou un meilleur confort.

La double face des modèles

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Les concepts importants abordés dans cette section :

Les trois types de modèles
Le danger des templates
Comment détecter un bon modèle

On aborde un sujet un peu polémique, mais c’est dans ce genre de discussions qu’on va vraiment creuser ce que c’est d’apprendre à utiliser un système, une app, un service comme Notion.

Dans les templates Notion, il y a de tout : des bons, des bruts et des puants

Première chose à savoir, c’est qu’il existe en fait trois types de modèles, ou templates :

Templates à dupliquer : c’est ceux dont on parle le plus, ceux qu’on trouve à tous les prix sur Internet. Il suffit de vous rendre sur une page de ce type, et d’appuyer sur le bouton “Dupliquer” en haut à droite puis de choisir sur quel espace de travail vous voulez obtenir une copie de cette page.
Modèles Nouvelle page dans les bases de données, qui vous permettent d’obtenir un canevas récurrent pour vos pages les plus utiles. Pour le modèle de page, vous devez vous rendre derrière le bouton bleu “Nouvelle page” et en créer un. Vous pouvez même, depuis peu, le déclarer comme modèle par défaut. Ensuite, quand vient le moment de créer une nouvelle page dans votre base de données, vous utilisez le même bouton “Nouvelle page” et hop, votre structure est prête à utiliser.
Les boutons permettent également de créer toute une sorte de blocs, ce qui est un peu une forme de modèle. Mais ces boutons permettent de faire bien plus que de simplement créer des blocs.

Ils ont chacun leur utilité mais on parle le plus souvent des modèles à dupliquer, ceux qu’on trouve sur Internet.

Peu valent leur prix, même quand ils ne représentent qu’une poignée de dollars. Le danger est de se retrouver avec un template inepte, impossible à modifier pour qu’il convienne à votre réalité, qui n’a aucun sens et aucun futur.

Les templates, ou modèles, c’est un peu la vitrine de Notion, souvent le premier contact des utilisateurs avec cette app. Minimalisme, élégance, une simplicité apparente, on aurait envie de tous les tester. Est-ce une bonne chose ? Oui évidemment, ça donne envie de rentrer dans l’outil, ça donne envie de démarrer, de faire comme les autres.

Le gros souci avec les templates, les modèles, c’est que la majorité de ceux qu’on trouve sur le Net est simplement inutile, mal documentés, impossibles à adapter à votre réalité. On se retrouve donc devant une double frustration.

Premièrement, ce qu’on voulait faire ne fonctionne pas. La promesse n’est pas tenue.

Mais surtout, deuxièmement, en essayant ce modèle et en le laissant tomber aussi vite, on n’a rien appris, rien réussi et donc, on abandonne et on quitte peut-être même Notion en disant “J’y comprends rien, c’est trop difficile pour moi, j’suis nul.”

Alors, c’est quoi un modèle utile ? Un modèle structuré, documenté et adaptable. Et s’il est en plus innovant, qu’il apporte une fonctionnalité vraiment unique, c’est encore mieux.

Sur KreaCity, les templates ont deux fonctions, sont de deux ordres.

D’un côté, nous voulons proposer quelque chose qui n’existe pas ou n’est pas disponible pour tout le monde mais peut s’avérer très utile, comme avec les modèles liés aux automatisations. Et en plus, ils sont gratuits.

D’un autre côté, nous avons aussi construit des templates “pédagogiques”, des modèles qui sont là avant tout pour faire comprendre, pour vous aider à apprendre, qui sont documentés pour vous permettre de mieux les utiliser, de les adapter à votre réalité ou les décortiquer pour en apprendre les principes de fonctionnement.

Vous trouverez dans le KreaClub une belle série de modèles structurels utiles.

Au-delà de ces deux types de modèles, nous avons aussi une troisième proposition, Par3, un système d’efficience basé sur 3 Axes : Profil, Actions et Repo.

Dans chacun d’eux, 3 sections, et dans chacune des sections, 3 points d’attention. Nous proposons Par3 à celles et ceux qui décident d’aller plus loin et désirent être accompagné.e.s dans leur approche de Notion avec le KreaClub.

Le KreaClub, c’est TOUTES les formations, TOUTES les ressources, TOUTE notre expérience pour vous aider à créer votre propre outil, l’outil qui permettra d’être efficace, bien organisé et capable de scaler. Notion, Airtable, Make, Powerapps, tout le no-code, à vie.

33 questions à propos de Notion

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Nous avons compilé pour vous les 33 questions le plus souvent posées à propos de Notion.

Comme nous sommes sur KreaCity (quand même hein), on a tout classé en 3 catégories.

C’est quoi ? C’est qui ? Est-ce que ?

Pourquoi ?

Comment ?

C’est quoi Notion ?

Notion est une plateforme de productivité tout-en-un qui permet aux utilisateurs de créer, de collaborer et d’organiser leur travail et leur vie. Imaginons un cahier numérique ultra-puissant où vous pouvez écrire des notes, créer des bases de données, planifier des projets, et même intégrer des fichiers multimédias comme des images et des vidéos. Notion est conçu pour être extrêmement flexible, ce qui signifie que vous pouvez l’adapter à vos besoins spécifiques, qu’il s’agisse de gérer une entreprise, de suivre vos objectifs personnels ou de collaborer sur des projets académiques. Le terme “tout-en-un” est crucial ici, car Notion combine les fonctionnalités de plusieurs autres applications comme les gestionnaires de tâches, les wikis, les bases de données et les outils de prise de notes, le tout dans une seule interface.

Pourquoi Notion est-il si populaire ?

La popularité de Notion réside dans sa polyvalence et sa facilité d’utilisation. Contrairement à d’autres plateformes qui nécessitent souvent une courbe d’apprentissage abrupte, Notion est assez intuitif, même pour les débutants. Vous pouvez commencer simplement en prenant des notes ou en créant des listes de tâches, puis progressivement explorer des fonctionnalités plus avancées comme les bases de données relationnelles, les formules et les modèles personnalisés. Cette adaptabilité fait de Notion un choix idéal pour une variété d’utilisateurs, des freelancers aux grandes entreprises, en passant par les étudiants et les créateurs de contenu. Le mot “populaire” n’est pas à prendre à la légère ; la communauté Notion est en croissance rapide, avec de nombreux tutoriels, articles (comme ceux que vous pouvez trouver sur KreaCity) et forums dédiés à aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti de la plateforme. Le Discord de Notion en Français et le canal spécialisé sur No-Code France en sont le meilleur exemple.

Comment Notion se distingue-t-il ?

Ce qui distingue vraiment Notion, c’est sa modularité. Chaque élément dans Notion, appelé “bloc”, peut être transformé en une variété de formats, y compris du texte, des listes à puces, des tableaux, et même du code.

Cette fonctionnalité de “bloc” est un terme clé à comprendre pour les débutants. Elle permet une personnalisation presque illimitée, ce qui signifie que vous pouvez construire votre espace de travail Notion pour qu’il corresponde exactement à vos besoins et à votre style. De plus, Notion offre des options de collaboration en temps réel, ce qui le rend idéal pour les équipes. Vous pouvez partager des pages, attribuer des tâches et même commenter directement dans l’application.

Mais surtout, Notion permet de créer des bases de données pour stocker, relier, filtrer, trier et visualiser ses informations. Et leur usage, par rapport aux bases de données traditionnelles, est nettement plus simple. Cela reste un des tous grands apprentissages à prévoir dans Notion, mais c’est indispensable si on veut créer un espace structuré et efficient.

Qui utilise Notion ?

Notion est utilisé par une grande variété de personnes, ce qui témoigne de sa polyvalence et de sa flexibilité. Des freelancers aux grandes entreprises, en passant par les étudiants et les équipes de projet, Notion a quelque chose à offrir à tout le monde.

Pour les débutants, il est important de comprendre que vous n’avez pas besoin d’être un expert en technologie pour utiliser Notion. La plateforme est conçue pour être aussi simple ou aussi complexe que vous le souhaitez, ce qui la rend accessible à tous les niveaux de compétence.

Que vous soyez un entrepreneur cherchant à gérer votre entreprise, un étudiant souhaitant organiser vos notes de cours, ou même un particulier voulant suivre vos objectifs personnels, Notion peut être adapté pour répondre à vos besoins spécifiques.

Utilisation professionnelle de Notion

Dans le monde professionnel, Notion est souvent utilisé pour la gestion de projets, le suivi des tâches, et la collaboration en équipe. Les entreprises apprécient la possibilité de créer des espaces de travail partagés où les employés peuvent accéder à des ressources, des documents et des calendriers centralisés.

Les fonctionnalités de base de données de Notion permettent également de suivre les indicateurs clés de performance (KPI), de gérer les inventaires et même de suivre les relations avec les clients. Si vous êtes un débutant dans le monde des affaires, vous trouverez que Notion peut grandement simplifier la gestion de votre entreprise.

Et n’oublions pas les nombreuses ressources disponibles pour vous aider à maîtriser Notion, y compris des articles détaillés sur KreaCity, cette formation ou même le KreaClub.

Utilisation personnelle et académique de Notion

Pour une utilisation personnelle, Notion excelle dans la gestion de la vie quotidienne. Vous pouvez créer des listes de tâches, suivre vos habitudes, gérer vos finances personnelles, et même planifier vos voyages.

Les étudiants, en particulier, trouvent que Notion est un outil inestimable pour organiser des notes de cours, planifier des horaires d’étude et collaborer sur des projets de groupe. La possibilité de créer des bases de données personnalisées fait de Notion un outil puissant pour la recherche académique et la collecte de données.

En résumé, Notion est un outil incroyablement polyvalent qui peut être utilisé dans une multitude de contextes, par une grande variété d’utilisateurs. Sa conception intuitive et ses fonctionnalités robustes le rendent accessible aux débutants tout en étant suffisamment puissant pour les utilisateurs avancés. Peu importe qui vous êtes ou ce que vous cherchez à accomplir, Notion est l’outil pour vous aider à réussir.

Qu’est-ce qu’on peut faire avec Notion ?

Notion est comme une toile vierge sur laquelle vous pouvez peindre presque n’importe quel aspect de votre vie ou de votre travail.

Pour les débutants, il peut servir de simple bloc-notes ou de liste de tâches. Mais ne vous y trompez pas, il peut faire bien plus que ça. Vous pouvez créer des bases de données pour suivre vos projets, vos contacts, ou même votre collection de livres.

Vous pouvez également créer des tableaux Kanban pour la gestion de projet, des calendriers pour suivre vos échéances, et des galeries pour stocker des images ou des idées. Le mot-clé ici est “polyvalence”. Notion est conçu pour s’adapter à vos besoins, qu’ils soient simples ou complexes.

Notion pour le travail et la collaboration

Dans un environnement professionnel, Notion peut servir de centre de commandement pour toute votre équipe.

Vous pouvez créer des espaces de travail partagés, des wikis d’entreprise, et même des systèmes de gestion de la relation client (CRM). Les fonctionnalités de collaboration en temps réel permettent à plusieurs personnes de travailler sur le même document, de laisser des commentaires et de suivre les modifications.

Si vous êtes un débutant dans une équipe utilisant Notion, ne vous inquiétez pas ! La plateforme est intuitive et il existe de nombreuses ressources pour vous aider à démarrer, y compris des articles détaillés sur KreaCity, cette formation ou même le KreaClub.

Notion pour la vie personnelle et l’éducation

Au-delà du monde professionnel, Notion est également un excellent outil pour la gestion de la vie personnelle et l’éducation.

Vous pouvez l’utiliser pour suivre vos objectifs personnels, planifier des voyages, ou même gérer les finances de votre ménage.

Pour les étudiants, Notion est un outil inestimable pour prendre des notes, organiser des recherches et collaborer sur des projets académiques. Vous pouvez créer des fiches de révision, des plannings de révision et même des bases de données pour vos recherches.

Comment démarrer avec Notion quand on est débutant ?

Pour les débutants, démarrer avec Notion peut sembler intimidant en raison de sa polyvalence et de cette immense page blanche au départ, mais ne vous inquiétez pas !

La première étape consiste simplement à créer un compte Notion. Vous pouvez le faire en visitant le site web de Notion ou en téléchargeant l’application sur votre ordinateur ou votre téléphone. Une fois que vous avez créé un compte, vous serez accueilli par une page d’accueil qui vous guidera à travers les premiers pas.

Notion propose également des modèles prédéfinis pour différents usages, comme la prise de notes, la gestion de projets, ou le suivi des tâches. Ces modèles sont parfois un point de départ utile pour les débutants, car ils vous montrent ce qui est possible, mais attention à ne pas acheter de templates sans documentation ou qui n’ont pas été mis à jour.

Explorer les fonctionnalités de base

Après avoir configuré votre espace, il est temps de rentrer dans le vif du sujet.

Notion fonctionne avec ce qu’on appelle des “blocs”, qui sont des unités de contenu que vous pouvez ajouter à une page. Un bloc peut être un paragraphe de texte, une image, une liste à puces, ou même une base de données. Pour ajouter un bloc, il suffit de cliquer sur le signe “+” qui apparaît lorsque vous placez votre curseur sur une nouvelle ligne. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour ajouter des blocs plus rapidement.

Pour les débutants, il est recommandé de commencer par des blocs simples comme le texte et les listes avant de passer à des fonctionnalités plus avancées comme les bases de données et les formules. Mais dans tous les cas, Notion en 3 jours et le Guide Débutant des Formules vous aident dans vos premiers pas.

Personnalisation et organisation

Une fois que vous avez une idée de base de ce que Notion peut faire, vous pouvez commencer à personnaliser votre espace. Vous pouvez ajouter des icônes et des images de couverture à vos pages pour les rendre plus attrayantes. Vous pouvez également créer des hiérarchies de pages pour mieux organiser votre contenu.

Par exemple, vous pouvez avoir une page principale pour le “Panneau de contrôle” et des sous-pages pour partie de votre espace de travail : le suivi quotidien, les tâches et les ressources. La clé est de trouver une structure qui fonctionne pour vous.

En résumé, démarrer avec Notion est un processus simple mais puissant. En commençant par les bases et en progressant graduellement vers des fonctionnalités plus avancées, vous découvrirez bientôt tout le potentiel que Notion a à offrir.

Pourquoi les entreprises utilisent Notion ?

Les entreprises de toutes tailles trouvent en Notion un outil précieux pour la gestion de leurs opérations quotidiennes.

L’une des raisons principales est la centralisation de l’information. Avec Notion, toutes les données, documents et tâches peuvent être stockés en un seul endroit, ce qui facilite l’accès et la collaboration. Imaginez un bureau virtuel où chaque employé peut trouver ce dont il a besoin sans avoir à fouiller dans des dossiers éparpillés ou des chaînes de courriels interminables.

Pour les débutants dans le monde des affaires, cette centralisation peut être un véritable atout pour gagner en efficacité et en productivité.

Collaboration et communication dans Notion

La collaboration est un autre domaine où Notion brille vraiment. Les fonctionnalités de partage de pages et de commentaires en temps réel permettent une communication fluide entre les membres de l’équipe.

Vous pouvez assigner des tâches, fixer des échéances grâce aux rappels et profiter de l’intégration entre Cron et Notion pour gérer votre calendrier. Les bases de données personnalisables offrent également la possibilité de créer des systèmes de suivi pour à peu près tout, des indicateurs clés de performance (KPI) aux inventaires et aux budgets.

Si vous êtes un débutant dans une entreprise qui utilise Notion, vous trouverez ces fonctionnalités particulièrement utiles pour rester à jour et contribuer efficacement à l’équipe.

Sécurité et évolutivité de Notion

La sécurité et l’évolutivité sont deux autres facteurs qui rendent Notion attrayant pour les entreprises.

Avec des options pour le contrôle des accès, la sauvegarde des données et l’intégration avec d’autres outils d’entreprise, Notion offre un environnement sécurisé pour stocker des informations sensibles. De plus, contrairement à d’autres plateformes qui peuvent nécessiter des add-ons ou des applications tierces pour des fonctionnalités supplémentaires, Notion est évolutif par nature. Vous pouvez commencer avec des fonctionnalités de base et ajouter de la complexité à mesure que les besoins de votre entreprise évoluent.

En résumé, les entreprises utilisent Notion pour sa polyvalence, ses puissantes fonctionnalités de collaboration et sa capacité à évoluer avec leurs besoins. Que vous soyez un débutant ou un vétéran dans le monde des affaires, Notion a les outils pour aider votre entreprise à réussir. Et si vous avez besoin de plus d’informations ou de conseils pour démarrer, n’hésitez pas à consulter les ressources disponibles sur KreaCity.

Pourquoi utiliser Notion pour gérer sa vie personnelle ?

Notion n’est pas seulement un outil professionnel ; il peut aussi être votre assistant personnel pour gérer divers aspects de votre vie quotidienne. Imaginez avoir un carnet de notes, un agenda, un journal, et un tableau de vision, le tout dans une seule et même application.

C’est ce que Notion peut faire pour vous. Pour les débutants, cela signifie que vous pouvez commencer à organiser votre vie sans avoir à jongler entre différentes applications ou méthodes.

Vous pouvez créer des listes de tâches pour suivre vos responsabilités quotidiennes, des calendriers pour ne jamais oublier un anniversaire ou un rendez-vous, et même des bases de données pour suivre vos finances ou vos objectifs de santé.

Flexibilité et personnalisation

L’un des plus grands avantages de Notion pour la gestion de la vie personnelle est sa flexibilité. Vous n’êtes pas limité par un ensemble de fonctionnalités prédéfinies ; au contraire, vous pouvez personnaliser votre espace pour qu’il corresponde exactement à vos besoins et à votre style de vie.

Vous pouvez ajouter des images, des icônes et des couleurs pour rendre votre espace plus attrayant visuellement. Vous pouvez également utiliser des modèles pour des tâches spécifiques comme le suivi des habitudes, la planification de voyages ou la gestion de projets personnels.

Cette personnalisation rend Notion incroyablement adaptatif, ce qui est particulièrement utile pour les débutants qui peuvent ne pas savoir exactement ce dont ils ont besoin au départ.

Intégration et accessibilité

Un autre avantage de Notion est sa capacité à s’intégrer avec d’autres outils et plateformes. Vous pouvez importer des données depuis des applications comme Google Drive, Evernote, ou Trello, ce qui facilite la transition si vous utilisez déjà ces services.

De plus, Notion est accessible sur plusieurs appareils, y compris les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones. Cela signifie que vous pouvez accéder à vos informations où que vous soyez, ce qui est particulièrement utile pour les personnes en déplacement.

En résumé, utiliser Notion pour gérer votre vie personnelle peut vous aider à rester organisé, concentré et en phase avec vos objectifs. Sa flexibilité et sa personnalisation en font un outil idéal pour s’adapter à votre style de vie unique.

Pourquoi les étudiants utilisent Notion ?

Pour les étudiants, l’organisation est la clé du succès, et c’est là que Notion entre en jeu.

Imaginez avoir un espace unique où vous pouvez stocker toutes vos notes de cours, vos devoirs, vos horaires d’étude et même vos projets de groupe. C’est exactement ce que Notion peut offrir. Pour les débutants dans le monde académique, cela signifie que vous pouvez vous concentrer sur l’apprentissage plutôt que de vous soucier de savoir où sont stockées vos informations.

Vous pouvez créer des bases de données pour chaque matière, ajouter des tags pour faciliter la recherche, et même intégrer des fichiers multimédias comme des vidéos ou des PDF pour enrichir vos notes. Nous avons un template de fou pour les étudiants à disposition si vous voulez démarrer sur les meilleures bases.

Collaboration et partage de connaissances

Notion n’est pas seulement un outil individuel ; il excelle également dans les fonctionnalités de collaboration.

Vous pouvez partager des pages ou des bases de données entières avec vos camarades de classe, ce qui est particulièrement utile pour les projets de groupe ou les études en commun. Vous pouvez également ajouter des commentaires, des tâches et des rappels pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Cette fonctionnalité peut être un véritable atout pour vous aider à vous intégrer dans des groupes d’étude ou des projets de classe.

Flexibilité et évolutivité pour les besoins académiques

L’un des plus grands avantages de Notion pour les étudiants est sa flexibilité. Que vous soyez en première année de licence ou en train de rédiger une thèse de doctorat, Notion peut s’adapter à vos besoins académiques en constante évolution.

Vous pouvez créer des fiches de révision interactives, des plannings de révision personnalisés, et même des bases de données pour suivre vos recherches. Et n’oublions pas que Notion est accessible sur plusieurs plateformes, ce qui signifie que vous pouvez accéder à vos notes et à vos tâches où que vous soyez, que ce soit en classe, à la bibliothèque ou même en déplacement.

En résumé, les étudiants utilisent Notion parce qu’il offre une solution tout-en-un pour l’organisation académique, la collaboration et la gestion du temps. Sa flexibilité et sa capacité à évoluer avec vos besoins en font un outil indispensable pour réussir dans le monde académique. Et si vous êtes un débutant en quête d’organisation, Notion est l’outil qu’il vous faut pour exceller dans vos études. **KreaCity** propose un template complet pour les étudiants !

Comment télécharger Notion ? Est-ce obligatoire ?

Télécharger Notion est un processus simple et direct. Vous pouvez vous rendre sur le site web officiel de Notion et suivre les instructions pour télécharger l’application sur votre ordinateur.

Notion est disponible pour Windows, macOS, et même Linux. Pour les utilisateurs mobiles, l’application Notion est également disponible sur l’App Store pour les appareils iOS et sur Google Play pour les appareils Android.

Une fois l’application installée, vous pouvez vous connecter avec votre compte Notion ou en créer un nouveau si vous êtes un nouvel utilisateur.

Utilisation en ligne vs Application

Maintenant, est-ce obligatoire de télécharger Notion ? La réponse est non.

Notion est également accessible via un navigateur web, ce qui signifie que vous pouvez vous connecter et accéder à toutes vos notes, bases de données et tableaux de bord directement en ligne. Cela peut être particulièrement utile si vous utilisez un ordinateur public ou si vous ne souhaitez pas installer de logiciel supplémentaire sur votre machine.

Cependant, l’application de bureau offre quelques avantages, comme une meilleure intégration avec le système d’exploitation. Personnellement, je n’utilise jamais l’application Notion, sauf sur téléphone. J’utilise toujours Notion dans mon navigateur internet, à part, encore une fois, l’application Notion iOs pour smartphone.

Est-ce qu’il existe une application Notion sur téléphone ?

Ben oui, je viens de te le dire hein. Il existe bel et bien une application Notion pour les téléphones mobiles ! Disponible à la fois sur iOS et Android, l’application mobile Notion est conçue pour être une extension de votre espace de travail sur ordinateur.

Vous pouvez télécharger l’application depuis l’App Store ou Google Play, et une fois installée, vous pouvez vous connecter avec votre compte Notion existant ou en créer un nouveau. Il existe même des widgets pour accéder aux pages favorites.

Par contre, je vous conseille de créer des pages spécifiques à n’utiliser que sur smartphone, pour être plus efficace.

Comment passer Notion en Français ?

Notion permet à chaque utilisateur de choisir la langue de son interface.

Le processus pour changer la langue est assez simple. Vous pouvez accéder aux paramètres de votre compte en cliquant sur votre icône de profil en bas à gauche de l’interface de Notion.

Une fois dans les paramètres, vous trouverez une section dédiée à la langue. Il vous suffit de sélectionner “Français” dans le menu déroulant, et voilà, votre interface sera en français !

Pourquoi passer Notion en Français ?

Changer la langue de Notion en français peut avoir plusieurs avantages, surtout si vous êtes plus à l’aise avec cette langue.

Tout d’abord, cela rendra la navigation dans l’application plus intuitive, car tous les menus, options et descriptions seront dans une langue que vous comprenez bien.

De plus, les raccourcis de blocs fonctionnent dans les deux langues, anglais et français. Pour créer un bloc de citation par exemple, /quote et /citation fonctionnent de la même manière.

Limitations et considérations

Il est important de noter que changer la langue de l’interface ne traduira pas automatiquement le contenu que vous avez déjà créé. Cela signifie que vos notes, bases de données et autres éléments resteront dans la langue dans laquelle vous les avez écrits.

De plus, bien que Notion supporte plusieurs langues, toutes les fonctionnalités ne sont pas toujours traduites intégralement dans toutes les langues. Ce n’est souvent qu’une question de temps mais cela peut arriver.

Que vous soyez un débutant ou un utilisateur avancé, avoir l’interface dans votre langue maternelle peut vous aider à utiliser Notion de manière plus efficace et intuitive.

Comment mettre le mode sombre sur Notion ?

Le mode sombre, ou Dark Mode, est une fonctionnalité de plus en plus populaire dans les applications et les sites web, et Notion ne fait pas exception à la règle.

Le mode sombre change l’arrière-plan et les éléments de l’interface en des couleurs plus sombres, ce qui peut être plus agréable pour les yeux dans des environnements à faible luminosité.

Pour activer le mode sombre dans Notion, il vous suffit de cliquer sur “Paramètres” dans votre barre latérale et ensuite sur “Vos paramètres” et finalement vous pouvez changer l’apparence. Un moyen beaucoup plus rapide est le raccourci clavier cmd + maj + L

Les avantages du mode sombre

Utiliser le mode sombre dans Notion présente plusieurs avantages.

Tout d’abord, il peut réduire la fatigue oculaire, surtout si vous travaillez sur l’application pendant de longues périodes. De plus, le mode sombre peut économiser la batterie sur les appareils OLED, car les pixels noirs consomment moins d’énergie.

Pour les débutants, c’est une excellente façon de personnaliser votre expérience utilisateur selon vos préférences et vos besoins. Si vous travaillez souvent la nuit ou dans des conditions de faible luminosité, le mode sombre peut être un véritable atout pour votre confort visuel.

Mode sombre vs Mode clair

Il est important de noter que le mode sombre n’est pas nécessairement la meilleure option pour tout le monde ou pour toutes les situations.

Certaines personnes trouvent que le texte est plus lisible sur un fond clair, surtout dans des conditions de forte luminosité. Heureusement, Notion rend le passage entre le mode sombre et le mode clair extrêmement facile, vous permettant de changer selon vos besoins.

Dans mes contenus de formation, j’utilise prioritairement le mode clair pour des questions de contraste et de lisibilité, mais à titre personnel, j’alterne entre sombre et clair en fonction des besoins, de mon humeur ou de mon état de fatigue.

Est-ce que Notion est gratuit ?

La réponse courte est oui, Notion propose une version gratuite qui est incroyablement généreuse en termes de fonctionnalités. Cette version, souvent appelée le “plan gratuit”, vous donne accès à un grand nombre des fonctionnalités de base de Notion, y compris la création de pages, de bases de données, et même la collaboration en temps réel avec d’autres utilisateurs.

Pour les débutants, c’est une excellente nouvelle car cela signifie que vous pouvez commencer à utiliser Notion sans investissement financier initial. Même quelques utilisations de l’IA, une vingtaine, font partie du plan gratuit.

Vous pouvez vous inscrire simplement avec votre adresse e-mail et commencer à explorer tout ce que Notion a à offrir.

Limitations du plan gratuit

Bien sûr, comme pour la plupart des applications freemium, il y a certaines limitations à la version gratuite de Notion.

Par exemple, vous pourriez être limité en termes de stockage de fichiers, ou certaines fonctionnalités avancées pourraient être réservées aux plans payants. Cependant, pour de nombreux utilisateurs, et surtout pour les débutants, le plan gratuit offre plus que suffisamment de fonctionnalités pour répondre à leurs besoins. Les automatisations, récent ajout à Notion, est aussi limité à l’utilisation mais pas à la création dans le plan gratuit. Si vous voulez créer des automatisations, vous devrez prendre le plan payant.

Que vous souhaitiez organiser votre vie personnelle, gérer des projets ou même prendre des notes pour l’école ou le travail, le plan gratuit de Notion est souvent plus que suffisant.

Passer à un plan payant : Quand et pourquoi ?

Alors, quand devriez-vous envisager de passer à un plan payant ? Si vous trouvez que vous atteignez les limites du plan gratuit, que ce soit en termes de stockage ou de fonctionnalités, il pourrait être temps de passer à un plan payant. Si vous voulez créer des automatisations, celles-ci font également partie du plan payant.

Notion offre plusieurs options, comme les forfaits Plus, Business et Entreprise, chacun avec ses propres avantages et fonctionnalités supplémentaires. Pour les débutants, il est souvent recommandé de commencer avec le plan gratuit et de passer à un plan payant une fois que vous avez une meilleure compréhension de vos besoins spécifiques.

La plupart de mes espaces de travail utilisent le plan gratuit. J’ai un espace en Entreprise, et aucun en Business. C’est dire que les plans payants ne sont pas indispensables. A noter également que l’IA est toujours un ajout payant, peu importe le plan que vous utilisez.

Est-ce que la version gratuite de Notion est suffisante ?

La version gratuite de Notion est souvent plus que suffisante pour une grande variété d’utilisateurs, en particulier ceux qui débutent avec l’outil.

Vous pouvez également collaborer avec d’autres utilisateurs, ce qui est un énorme avantage si vous travaillez sur des projets de groupe ou si vous souhaitez partager des informations avec des amis ou des collègues. Pour les débutants, le plan gratuit est une excellente porte d’entrée pour explorer les nombreuses fonctionnalités de Notion sans se soucier des coûts.

A part l’impossibilité de créer des automatisations, le plan gratuit n’a que peu de limites.

Quand le plan gratuit est-il suffisant ?

Le plan gratuit est particulièrement utile pour les étudiants, les freelancers, ou toute personne qui a besoin d’un espace organisé pour gérer ses tâches quotidiennes, prendre des notes, ou suivre des projets.

Il est également idéal pour les petites équipes qui cherchent à collaborer sur un projet sans investir dans un outil coûteux. Pour les débutants, c’est une occasion en or de se familiariser avec les bases de données, les relations entre les pages, et d’autres fonctionnalités avancées de Notion, sans se sentir submergé par des options trop complexes ou inutiles pour leurs besoins.

De plus, depuis que le plan gratuit inclus l’historique de 7 jours au niveau de l’espace de travail, vous pouvez même revenir en arrière et restaurer une page que vous auriez supprimée par mégarde.

Quand envisager un plan payant ?

Cependant, il y a des moments où le plan gratuit peut montrer ses limites. Par exemple, si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées comme un espace de stockage plus important pour les fichiers, ou des permissions plus granulaires pour les membres de votre équipe, alors un plan payant pourrait être plus approprié. Si vous voulez créer des automatisations, un forfait payant est également nécessaire.

De plus, les plans payants offrent souvent des fonctionnalités supplémentaires comme la possibilité de collaborer avec un nombre illimité de membres, ce qui peut être crucial pour les entreprises ou les équipes plus grandes. Pour les débutants qui ont acquis de l’expérience et qui cherchent à étendre leur utilisation de Notion, passer à un plan payant peut être une étape logique. Vous avez aussi des possibilités différentes au niveau des partages et des droits sur les pages grâce à un plan business ou entreprise.

En résumé, la version gratuite de Notion est souvent plus que suffisante pour les besoins de base et intermédiaires en matière de gestion de l’information et de collaboration. Elle offre un équilibre parfait entre fonctionnalités et accessibilité, ce qui en fait un excellent choix pour les débutants et les utilisateurs occasionnels. Cependant, si vous trouvez que vous avez besoin de plus de fonctionnalités, des automatisations ou de stocker des gros fichiers, les plans payants de Notion sont là pour combler ces lacunes. A noter également que l’IA est toujours un ajout payant, peu importe le plan que vous utilisez.

C’est quoi l’historique de 7 jours dans Notion ?

L’historique de 7 jours dans Notion est une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de revenir en arrière et de voir les versions précédentes de leurs pages jusqu’à 7 jours dans le passé.

C’est un filet de sécurité qui peut être extrêmement utile, surtout pour les débutants qui expérimentent avec différentes fonctionnalités et configurations dans Notion.

Imaginez que vous ayez accidentellement supprimé une section importante de votre page ou que vous ayez fait des modifications que vous regrettez. Grâce à l’historique de 7 jours, vous pouvez facilement restaurer la page à un état antérieur.

Pourquoi c’est utile ?

L’historique de 7 jours est particulièrement utile dans des scénarios de collaboration où plusieurs personnes travaillent sur la même page.

Il est facile de perdre des informations précieuses dans le feu de l’action, surtout lorsque plusieurs personnes apportent des modifications. L’historique de 7 jours agit comme une sorte de “time machine”, vous permettant de remonter dans le temps et de récupérer des informations qui ont été modifiées ou supprimées.

Pour les débutants, c’est aussi une excellente façon de se familiariser avec Notion sans la peur de “casser” quelque chose de manière irréversible.

Limitations et considérations

Il est important de noter que cette fonctionnalité a ses limites. Comme son nom l’indique, l’historique ne va que jusqu’à 7 jours en arrière.

Si vous avez besoin de versions plus anciennes de vos pages, il serait judicieux d’envisager d’autres méthodes de sauvegarde ou de passer à un forfait payant de Notion qui offre des délais plus grands.

De plus, l’historique de 7 jours est disponible pour chaque page individuellement, ce qui signifie que si vous avez des informations réparties sur plusieurs pages, vous devrez restaurer chaque page séparément.

C’est quoi un modèle à dupliquer dans Notion ? Est-ce un bon point de départ ?

Un modèle à dupliquer dans Notion est essentiellement une page préconçue qui contient une structure et des éléments que vous pouvez personnaliser selon vos besoins.

Ces modèles sont des suggestions utiles pour vous aider à démarrer. Pour les débutants, c’est une possibilité intéressante ! Plutôt que de partir de zéro et de vous demander comment organiser vos informations, vous pouvez simplement choisir un modèle qui correspond à ce que vous essayez de faire, et le personnaliser à partir de là.

Notion offre une variété de modèles pour différents usages, allant de la gestion de projet aux notes de cours, en passant par les journaux personnels.

Pourquoi les modèles sont-ils un bon point de départ ?

Les modèles sont un excellent point de départ pour plusieurs raisons. Premièrement, ils vous font gagner du temps. Au lieu de créer une structure à partir de zéro, vous avez déjà une base sur laquelle construire.

Deuxièmement, les modèles sont souvent conçus par des personnes qui ont une bonne compréhension de la meilleure façon d’utiliser Notion pour des tâches spécifiques, ce qui signifie que vous bénéficiez de leur expertise. Pour les débutants, c’est comme avoir un mentor qui vous guide à travers les complexités de l’outil.

Enfin, les modèles sont totalement personnalisables, ce qui signifie que vous pouvez les adapter à vos besoins spécifiques au fur et à mesure que vous devenez plus à l’aise avec Notion.

Limitations et personnalisation

Bien que les modèles soient incroyablement utiles, ils ne sont pas sans limitations. Par exemple, un modèle de gestion de projet peut ne pas convenir à tous les types de projets.

De plus, les modèles peuvent parfois inclure des fonctionnalités ou des structures que vous ne trouvez pas utiles, ce qui peut ajouter des complications inutiles. Cependant, l’avantage de Notion est que tout est personnalisable. Vous pouvez supprimer, ajouter ou modifier des éléments du modèle pour qu’il corresponde parfaitement à ce que vous recherchez.

Mais le plus grand problème de ces modèles est qu’ils sont souvent très peu documentés. Si vous n’apprenez pas, en parallèle, à utiliser Notion, ce ne sont pas les modèles qui vont vous aider. En ça, les modèles de KreaCity sont plus utiles car ils sont ultra-documentés pour expliquer les concepts mais aussi pour vous apprendre à les personnaliser.

Comment créer des pages dans Notion ?

Créer une page dans Notion est l’acte fondamental qui vous permet de commencer à organiser vos informations, qu’il s’agisse de notes, de tâches, de projets ou de toute autre chose que vous souhaitez suivre.

Vous pouvez créer des pages à partir de la barre latérale de gauche ou directement dans le contenu d’une page existante.

Vous pouvez créer une page de plusieurs manières différentes, dont les principales sont expliquées dans la vidéo sur la création de blocs dans Notion.

Les éléments clés d’une page Notion

Une fois que vous avez créé une nouvelle page, vous pouvez commencer à ajouter divers types de contenu, appelés “blocs” dans Notion.

Ces blocs peuvent être du texte, des listes, des images, des bases de données, et bien plus encore.

Chaque élément que vous ajoutez à une page est un bloc, et ces blocs peuvent être déplacés, modifiés ou imbriqués les uns dans les autres pour créer une structure complexe.

Vous pouvez également jouer avec les options de page et afficher, ou non, les commentaires, les liens internes ou d’autres options. Et chaque page peut recevoir une icone ou une couverture de page.

Personnalisation et navigation

L’une des beautés de Notion est sa flexibilité, et cela s’applique également à la création de pages.

Vous pouvez personnaliser votre page avec des couleurs, des icônes et des images de couverture pour la rendre visuellement attrayante. De plus, vous pouvez créer des liens vers d’autres pages, intégrer des fichiers externes, et même ajouter des widgets interactifs.

Pour les débutants, il peut être utile de commencer simplement et d’ajouter de la complexité au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec les fonctionnalités de Notion.

Créer des pages dans Notion est un processus simple mais puissant qui vous permet de construire un espace de travail personnalisé. Avec une variété de blocs et de fonctionnalités de personnalisation à votre disposition, vous pouvez créer des pages qui répondent à vos besoins spécifiques, que vous soyez un utilisateur débutant ou expérimenté.

Comment on fait pour organiser les pages dans son Notion ?

Organiser les pages dans Notion est crucial pour maintenir un espace de travail propre et efficace. C’est particulièrement vrai pour les débutants qui peuvent rapidement se sentir submergés par la quantité d’informations qu’ils accumulent.

Heureusement, Notion offre plusieurs façons de structurer vos pages pour faciliter la navigation et l’accès à l’information.

Vous pouvez utiliser des espaces d’équipe, des pages et des sous-pages, et même des bases de données pour créer une hiérarchie qui a du sens pour vous.

Les méthodes d’organisation : Pages, Sous-pages, et Liens

L’une des façons les plus simples d’organiser vos pages est de les regrouper en pages principales, un peu comme des dossiers. Vous pouvez créer une page pour un thème spécifique, un sujet d’étude, ou toute autre catégorie qui vous aide à segmenter vos informations.

À l’intérieur de ces pages principales, vous pouvez créer des sous-pages, qui sont essentiellement des pages imbriquées à l’intérieur d’une page parent. Cela crée une structure arborescente qui est facile à naviguer.

Vous pouvez également utiliser des liens pour connecter des pages pertinentes entre elles, ce qui facilite la navigation sans avoir à respecter une structure hiérarchique stricte.

Les bases de données pour une organisation avancée

Pour ceux qui sont prêts à aller un peu plus loin, Notion offre la possibilité d’utiliser des bases de données pour organiser vos pages.

Cela peut sembler intimidant, mais c’est en fait une fonctionnalité extrêmement puissante et pas si complexe à utiliser.

Une base de données vous permet de créer des vues personnalisées de vos pages en utilisant des filtres, des tris et des groupements. Par exemple, vous pouvez avoir une base de données de tâches et créer des vues qui montrent seulement les tâches dues cette semaine, les tâches assignées à une certaine personne, ou les tâches qui sont en retard.

En résumé, Notion offre une flexibilité incroyable pour organiser vos informations, ce qui en fait un outil idéal pour les utilisateurs de tous niveaux. Que vous préfériez une structure simple de pages et de sous-pages, ou que vous soyez prêt à plonger dans le monde des bases de données, vous trouverez des méthodes d’organisation qui correspondent à vos besoins et à votre niveau de confort.

Comment transformer des blocs en d’autres blocs dans Notion ?

Notion est construit autour de l’idée de “blocs”, qui sont les éléments de base de toute page.

Un bloc peut être un paragraphe de texte, une liste à puces, une image, une base de données, et bien plus encore. L’une des fonctionnalités les plus puissantes de Notion est la capacité de transformer facilement un type de bloc en un autre.

Pour les débutants, cela signifie que vous n’avez pas à vous inquiéter de choisir le “bon” type de bloc dès le départ. Vous pouvez commencer avec un simple bloc de texte et le transformer en une liste à puces, un encadré, ou même une nouvelle page dans la page.

Comment ça marche ?

La transformation des blocs dans Notion est incroyablement simple. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le bloc que vous souhaitez transformer pour le sélectionner.

Ensuite, vous verrez apparaître un petit menu à six points (appelé “handle” en anglais) à gauche du bloc. En cliquant sur ce menu, vous aurez accès à différentes options, y compris “Transformer en”. En sélectionnant cette option, un sous-menu apparaîtra, vous permettant de choisir parmi une variété de types de blocs.

Pour les débutants, c’est une excellente façon de se familiariser avec les différents types de blocs disponibles dans Notion sans avoir à créer de nouvelles pages ou sections.

Quand utiliser cette fonctionnalité ?

La transformation des blocs est particulièrement utile lorsque vous réorganisez ou mettez à jour une page. Par exemple, vous pouvez commencer par prendre des notes rapides sous forme de texte brut, puis les transformer en une liste ordonnée pour mieux structurer vos idées.

Ou peut-être que vous avez une liste de tâches que vous souhaitez transformer en une base de données pour ajouter des propriétés comme les dates d’échéance et les responsables. Pour les débutants, cette fonctionnalité offre une flexibilité qui permet d’expérimenter et de trouver la meilleure façon de structurer l’information sans avoir à recommencer à zéro.

En résumé, la capacité de transformer des blocs en différents types est l’une des fonctionnalités qui rendent Notion si flexible et convivial. Que vous soyez un utilisateur débutant ou expérimenté, cette fonctionnalité vous permet de modifier et d’optimiser la structure de vos pages avec une facilité déconcertante.

Qu’est-ce qu’une base de données Notion ?

Une base de données Notion est une fonctionnalité puissante qui permet de stocker, de trier et de manipuler des informations de manière structurée.

Pour les débutants, le terme “base de données” peut sembler intimidant, mais ne vous inquiétez pas ! Dans le contexte de Notion, une base de données est essentiellement une collection de pages organisées en lignes et en colonnes, un peu comme un tableau Excel.

Chaque ligne représente une page individuelle, et chaque colonne est une “propriété” qui peut contenir différents types de données, comme du texte, des dates, des étiquettes, et même des relations avec d’autres bases de données.

Pourquoi utiliser une base de données ?

L’utilisation d’une base de données dans Notion offre plusieurs avantages. Tout d’abord, elle permet une organisation et une recherche plus efficaces de vos données. Vous pouvez créer des vues personnalisées en utilisant des filtres, des tris et des propriétés pour afficher uniquement les informations qui vous intéressent. Par exemple, si vous avez une base de données de tâches, vous pouvez créer une vue qui ne montre que les tâches dues cette semaine.

Deuxièmement, les bases de données sont incroyablement flexibles. Vous pouvez ajouter ou supprimer des propriétés, changer le type de vue (tableau, liste, calendrier, etc.), et même imbriquer d’autres bases de données.

Pour les débutants, c’est une excellente façon de se familiariser avec les fonctionnalités avancées de Notion tout en gardant vos informations bien organisées.

Comment créer et gérer une base de données ?

Créer une base de données dans Notion est simple. Vous pouvez utiliser le raccourci “/table” pour créer une nouvelle base de données sous forme de tableau.

Une fois la base de données créée, vous pouvez ajouter des propriétés en cliquant sur le bouton “+” à côté des titres de colonne existants. Pour ajouter une nouvelle ligne (ou page), il suffit de cliquer sur le bouton “Nouveau” en bas de la base de données. Vous pouvez également importer des données à partir d’autres sources comme Excel ou Google Sheets, ce qui peut être très utile pour les débutants qui migrent à partir d’autres systèmes.

En résumé, les bases de données dans Notion sont un outil puissant pour organiser et manipuler vos informations. Avec une variété de types de propriétés et de vues, elles offrent une flexibilité qui peut s’adapter aux besoins de tout utilisateur, du débutant au plus avancé.

Pourquoi est-ce essentiel de relier ses bases de données dans Notion ?

Relier des bases de données dans Notion est une fonctionnalité qui peut considérablement augmenter la puissance et la flexibilité de votre système d’organisation.

En créant des relations entre différentes bases de données, vous pouvez créer des systèmes complexes qui reflètent les connexions naturelles entre différentes types d’informations. Pour les débutants, cela peut sembler un peu compliqué au premier abord, mais une fois que vous avez compris le concept, les possibilités sont presque infinies.

Par exemple, vous pouvez avoir une base de données pour vos projets et une autre pour vos tâches, et en les reliant, vous pouvez voir toutes les tâches associées à un projet spécifique directement depuis la page du projet.

Pourquoi est-ce si important ?

L’importance de relier des bases de données réside dans la capacité de créer des systèmes d’information interconnectés qui sont à la fois flexibles et robustes.

Cela permet d’éviter les doublons dans vos données et facilite la mise à jour et la recherche d’informations. Imaginons que vous gérez une équipe et que vous avez des bases de données pour les projets, les tâches, et les membres de l’équipe. En les reliant, vous pouvez facilement attribuer des tâches aux membres de l’équipe, suivre l’avancement des projets, et même créer des tableaux de bord pour avoir une vue d’ensemble.

Pour les débutants, cela signifie que vous pouvez commencer à construire des systèmes qui évoluent avec vos besoins sans avoir à tout refaire à partir de zéro.

Comment créer des relations entre bases de données ?

Créer une relation entre des bases de données dans Notion est assez simple. Dans la base de données que vous souhaitez relier, ajoutez une nouvelle propriété et choisissez le type “Relation”.

Ensuite, sélectionnez la base de données à laquelle vous souhaitez la relier. Choisissez de créer une relation à sens unique ou à double sens, un nom pour la relation dans l’autre base de données et voilà, votre relation est créée. Une fois la relation créée, vous pouvez ajouter des éléments de la base de données liée directement depuis la propriété de relation.

Relier des bases de données dans Notion est une étape essentielle pour créer des systèmes d’information robustes et flexibles. Cela permet de mieux organiser vos données, de faciliter la recherche et la mise à jour, et d’offrir une plus grande flexibilité pour adapter votre système à vos besoins spécifiques.

Qu’est-ce qu’une agrégation, aussi appelée rollup, dans Notion ?

L’agrégation, souvent appelée “rollup” dans le jargon de Notion, est une fonctionnalité avancée qui permet de résumer ou de calculer des données à partir d’une base de données liée.

Le rollup ou agrégation est une déclinaison de la relation : il faut d’abord créer une relation et l’utiliser pour trouver d’autres renseignements grâce à au rollup.

En somme, on crée une relation, ce qui permet de trouver une ligne dans une autre base de données. Puis, on utilise le rollup pour trouver une autre colonne de cette ligne. C’est un peu difficile à expliquer en mots, mais la vidéo de la formation est assez complète et montre beaucoup d’exemples.

Comment créer un rollup ?

Créer un rollup dans Notion est assez simple, surtout si vous avez déjà une certaine expérience avec les bases de données et les relations.

Tout d’abord, assurez-vous que les bases de données que vous souhaitez utiliser sont déjà liées entre elles. Ensuite, dans la base de données où vous souhaitez créer le rollup, ajoutez une nouvelle propriété et choisissez le type “Rollup”.

Un menu déroulant apparaîtra, vous permettant de choisir la relation et la propriété que vous souhaitez agréger. Vous aurez également la possibilité de choisir une fonction d’agrégation, comme la somme, la moyenne, ou le minimum. Pour les débutants, il peut être utile de tester différentes fonctions d’agrégation pour voir quelles informations elles peuvent fournir.

Quand utiliser un rollup ?

L’utilisation d’un rollup est particulièrement utile lorsque vous avez besoin de synthétiser des informations provenant de bases de données liées. Cela peut être pour un tableau de bord de projet, un suivi des finances, ou toute autre situation où des données agrégées peuvent fournir des insights utiles.

Par exemple, si vous gérez une équipe et que vous avez des bases de données pour les projets, les tâches, et les membres de l’équipe, un rollup peut vous aider à avoir une vue d’ensemble de la charge de travail de chaque membre de l’équipe. Les rollups sont un excellent moyen de commencer à exploiter le véritable potentiel des bases de données dans Notion, en permettant des analyses plus complexes sans avoir besoin de compétences en programmation.

En résumé, les agrégations ou rollups dans Notion sont un outil puissant pour analyser et synthétiser des données à partir de bases de données liées. Ils sont relativement simples à mettre en place et peuvent fournir une grande variété d’informations utiles, rendant cette fonctionnalité indispensable pour les utilisateurs qui cherchent à tirer le meilleur parti de leurs bases de données.

Comment créer un modèle de page dans une base de données Notion ?

Les modèles de page sont l’un des atouts les plus puissants de Notion dans le contexte d’une base de données.

Un modèle de page est essentiellement une structure prédéfinie que vous pouvez utiliser chaque fois que vous créez une nouvelle page dans une base de données. Pour les débutants, cela peut être un véritable gain de temps et un moyen de maintenir une certaine cohérence dans la manière dont les informations sont organisées.

Imaginez que vous ayez une base de données pour suivre vos projets. Un modèle de page pourrait inclure des sections pour les objectifs du projet, les membres de l’équipe, les échéances et les tâches associées.

Comment créer un modèle de page ?

Créer un modèle de page dans une base de données Notion est un processus assez simple.

Ouvrez la base de données dans laquelle vous souhaitez créer un modèle, puis cliquez sur le bouton “Nouveau” pour créer une nouvelle page. En haut de cette nouvelle page, vous verrez une option pour “Ajouter un modèle”. Cliquez dessus, et vous serez dirigé vers un éditeur où vous pouvez construire votre modèle. Vous pouvez ajouter des blocs, des propriétés de base de données, et même des formules.

Une fois que vous avez terminé, donnez un nom à votre modèle et cliquez sur “Enregistrer”. Désormais, chaque fois que vous créez une nouvelle page dans cette base de données, vous aurez la possibilité d’utiliser ce modèle comme point de départ. Vous pouvez même utiliser un de ces modèles comme modèle par défaut et créer une récurrence pour créer une nouvelle instance de ce modèle à intervalles réguliers.

Quand utiliser un modèle de page ?

L’utilisation de modèles de page est particulièrement utile lorsque vous avez des types d’informations récurrents que vous souhaitez suivre dans une base de données.

Par exemple, si vous avez une base de données pour suivre vos lectures, un modèle de page pourrait inclure des sections pour le résumé du livre, vos réflexions personnelles, et les citations clés. Cela garantit que chaque entrée dans votre base de données est complète et uniforme. Pour les débutants, cela élimine également le besoin de se rappeler quelles informations inclure à chaque fois, rendant le processus beaucoup plus fluide.

En résumé, les modèles de page dans les bases de données Notion sont un outil extrêmement utile pour maintenir une organisation cohérente et efficace. Ils sont simples à créer et peuvent être personnalisés pour s’adapter à une variété de besoins, ce qui les rend idéaux pour les utilisateurs de tous niveaux. De plus, la récurrence peut permettre d’automatiser certains process.

Comment on fait pour partager une page Notion ?

Le partage de pages est l’une des fonctionnalités les plus utiles de Notion, surtout si vous travaillez en équipe ou si vous souhaitez partager des informations avec d’autres personnes.

Notion offre une variété d’options pour partager des pages, allant du partage public à des invitations spécifiques pour des utilisateurs ou des groupes.

Que vous souhaitiez partager une liste de tâches avec un collègue, un tableau de bord de projet avec votre équipe, ou même un article de blog avec le monde entier, Notion a une option de partage qui vous conviendra.

Comment partager une page dans Notion ?

Pour partager une page dans Notion, il vous suffit de vous rendre sur la page que vous souhaitez partager et de cliquer sur le bouton “Partager” en haut à droite de l’écran.

Un menu déroulant apparaîtra, vous offrant plusieurs options. Vous pouvez inviter des membres spécifiques par e-mail, créer un lien de partage que vous pouvez envoyer à qui vous voulez, ou même rendre la page publique sur le web.

Chacune de ces options a ses propres paramètres de permission, vous permettant de contrôler qui peut voir, commenter ou éditer la page.

Les meilleures pratiques pour le partage de pages

Lorsque vous partagez une page, il est important de réfléchir aux permissions que vous accordez. Par exemple, si vous partagez une page contenant des informations sensibles, assurez-vous de n’inviter que les personnes qui en ont réellement besoin et limitez leur accès en conséquence. Vous pouvez même, avec un plan payant, annuler le partage public après un certain temps.

De plus, si vous rendez une page publique, sachez que tout le monde, y compris les moteurs de recherche si vous cochez la case, pourra y accéder. Pour les débutants, une bonne pratique peut être de toujours vérifier les paramètres de partage avant de cliquer sur le bouton “Partager”, afin de s’assurer que les bonnes permissions sont en place.

En résumé, le partage de pages dans Notion est une fonctionnalité extrêmement flexible et puissante qui vous permet de collaborer efficacement avec d’autres personnes. Les options sont nombreuses et les paramètres de permission vous donnent un contrôle total sur qui peut accéder à vos informations, ce qui en fait un outil idéal pour tout type de projet ou de travail d’équipe.

Est-ce que plusieurs personnes peuvent travailler sur le même Notion ?

La réponse courte est un grand oui ! Notion est conçu pour la collaboration et permet à plusieurs personnes de travailler sur la même page ou la même base de données en temps réel.

C’est l’une des raisons pour lesquelles Notion est si populaire dans les environnements d’équipe, qu’il s’agisse de petites startups ou de grandes entreprises.

Pour les débutants, cela signifie que vous pouvez inviter des amis, des membres de la famille ou des collègues à rejoindre votre espace de travail Notion et collaborer sur des projets, des tâches, des notes, et bien plus encore.

Comment configurer la collaboration dans Notion ?

Pour permettre à plusieurs personnes de travailler sur le même Notion, vous devez d’abord partager la page ou l’espace de travail avec elles.

Comme mentionné précédemment, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton “Partager” en haut à droite de la page que vous souhaitez partager. Vous pouvez alors inviter des utilisateurs spécifiques par e-mail ou créer un lien de partage. Une fois que les personnes ont rejoint votre espace de travail, comme invité ou comme membre, vous pouvez leur attribuer des rôles et des permissions spécifiques, ce qui vous permet de contrôler qui peut voir, éditer ou commenter les pages.

Pour les débutants, il peut être utile de commencer par des permissions plus restrictives et de les ajuster au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec les fonctionnalités de collaboration de Notion. La très grande majorité du temps, il vaut mieux ajouter les personnes comme Invité et pas comme Membre, pour réduire les coûts.

Les avantages et les précautions à prendre

La possibilité de collaborer en temps réel dans Notion offre de nombreux avantages, notamment une meilleure communication d’équipe, une gestion de projet plus efficace et une documentation centralisée.

Cependant, il est important de gérer attentivement les permissions pour s’assurer que les informations sensibles restent sécurisées. Notion offre également des fonctionnalités comme l’historique des versions, qui vous permet de voir qui a fait des modifications et de revenir à des versions précédentes d’une page si nécessaire. Pour les débutants, cela offre une couche supplémentaire de sécurité et de contrôle lors de la collaboration sur des projets importants.

En résumé, Notion est un outil de collaboration extrêmement puissant qui permet à plusieurs personnes de travailler ensemble en temps réel. Avec des options de partage flexibles et des paramètres de permission robustes, il est idéal pour tout type de travail d’équipe, du suivi des tâches personnelles à la gestion de grands projets d’entreprise.

Est-ce que d’autres utilisateurs peuvent voir mon Notion ?

La question de la visibilité de votre espace de travail Notion est cruciale, surtout si vous y stockez des informations sensibles ou personnelles.

Par défaut, votre espace de travail Notion est privé, ce qui signifie que seules les personnes que vous avez invitées peuvent y accéder. Pour les débutants, c’est une bonne nouvelle : vous pouvez commencer à utiliser Notion sans vous soucier que vos informations soient visibles par d’autres.

Cependant, il est important de comprendre comment fonctionnent les paramètres de partage et de permission pour contrôler qui peut voir vos pages.

Comment gérer la visibilité de votre espace de travail Notion ?

La gestion de la visibilité dans Notion se fait principalement via les paramètres de partage et de permission. Comme mentionné dans les questions précédentes, vous pouvez partager des pages spécifiques avec d’autres utilisateurs en utilisant le bouton “Partager” en haut à droite de chaque page.

Vous pouvez inviter des utilisateurs spécifiques par e-mail ou créer un lien de partage. Vous pouvez également rendre une page publique, ce qui la rend accessible à toute personne ayant le lien, y compris via les moteurs de recherche.

Pour les débutants, il est crucial de vérifier ces paramètres avant de partager une page pour s’assurer que vous ne partagez pas accidentellement des informations que vous souhaitez garder privées.

Les précautions à prendre

Lorsque vous partagez une page ou un espace de travail, assurez-vous de bien comprendre les différents niveaux de permission : “Peut lire”, “Peut commenter” et “Peut éditer”.

Chacun de ces niveaux donne des droits d’accès différents aux utilisateurs invités. Par exemple, si vous donnez à quelqu’un l’accès en mode “Peut éditer”, cette personne pourra apporter des modifications à votre page. Pour les débutants, une bonne pratique est de toujours commencer avec le niveau de permission le plus bas (“Peut lire”) et de l’ajuster au besoin.

En résumé, votre espace de travail Notion est privé par défaut, mais vous avez la possibilité de partager des pages avec d’autres utilisateurs en fonction de vos besoins. Les paramètres de partage et de permission vous permettent de contrôler qui peut voir ou interagir avec vos pages, ce qui vous donne un contrôle total sur la confidentialité de vos informations.

Est-ce que Notion est sécurisé ?

La sécurité est une préoccupation majeure pour quiconque utilise des outils en ligne pour stocker des informations, qu’elles soient personnelles ou professionnelles.

Notion prend la sécurité très au sérieux et a mis en place plusieurs mesures pour protéger vos données. Ces mesures incluent le chiffrement des données en transit et au repos, des audits de sécurité réguliers, et la conformité avec des normes de sécurité internationales.

Pour les débutants, cela signifie que vous pouvez utiliser Notion en toute confiance, sachant que vos données sont protégées par des mesures de sécurité robustes.

Les fonctionnalités de sécurité de Notion

Notion offre plusieurs fonctionnalités de sécurité pour protéger votre espace de travail.

Tout d’abord, il y a l’authentification à deux facteurs (2FA), qui ajoute une couche de sécurité supplémentaire lors de la connexion.

Ensuite, il y a les paramètres de permission et de partage, qui vous permettent de contrôler qui peut accéder à vos pages et ce qu’ils peuvent y faire.

Les précautions à prendre pour une utilisation sécurisée

Bien que Notion offre des fonctionnalités de sécurité robustes, il est toujours important de prendre des précautions supplémentaires pour protéger vos données. Cela inclut l’utilisation de mots de passe forts, la vérification régulière des paramètres de partage et de permission, et la limitation de l’accès aux informations sensibles uniquement aux personnes qui en ont besoin.

Pour les débutants, il peut être utile de passer en revue les paramètres de sécurité et de partage de Notion pour s’assurer que tout est configuré correctement. N’oubliez pas que la sécurité est une responsabilité partagée, et il est important de faire votre part pour protéger vos données.

En résumé, Notion est un outil sécurisé qui offre plusieurs fonctionnalités pour protéger vos données. Cependant, il est toujours important de prendre des précautions supplémentaires et de faire preuve de vigilance pour garantir la sécurité de votre espace de travail. Avec les bonnes pratiques et les fonctionnalités de sécurité de Notion, vous pouvez travailler en toute confiance, sachant que vos données sont bien protégées.

Comment faire une formule sur Notion ?

Les formules dans Notion sont un moyen incroyablement puissant de manipuler et d’analyser des données dans vos bases de données.

Elles vous permettent de créer des calculs personnalisés, des conditions, et même des chaînes de texte formatées. Pour les débutants, les formules peuvent sembler intimidantes, mais une fois que vous avez compris les bases, elles ouvrent un monde de possibilités pour automatiser et améliorer votre espace de travail.

Que vous souhaitiez calculer des totaux, des moyennes, ou créer des étiquettes conditionnelles, les formules de Notion sont là pour vous aider.

Comment créer une formule dans Notion ?

Pour créer une formule dans Notion, commencez par ajouter une nouvelle propriété à votre base de données et sélectionnez le type “Formule”.

Une fois que vous avez fait cela, un éditeur de formules apparaîtra, vous permettant de saisir votre formule. Notion utilise une syntaxe similaire à celle des feuilles de calcul, donc si vous avez déjà une certaine expérience avec Excel ou Google Sheets, vous vous sentirez chez vous.

Vous pouvez utiliser des opérateurs mathématiques comme +, -, *, et /, ainsi que des fonctions plus avancées comme if, map, et formatDate. Pour les débutants, vous trouverez un guide complet pour démarrer avec les formules dans le Guide Débutant des Formules.

Les meilleures pratiques pour les formules dans Notion

Lorsque vous travaillez avec des formules dans Notion, il y a quelques bonnes habitudes à garder à l’esprit.

Tout d’abord, assurez-vous de bien comprendre ce que fait chaque fonction ou opérateur avant de l’utiliser. Une petite erreur dans une formule peut entraîner des résultats incorrects.

Deuxièmement, utilisez des commentaires dans vos formules pour expliquer ce qu’elles font. Vous pouvez ajouter un commentaire en utilisant le symbole /* au début du commentaire et */ en fin de commentaire.

Enfin, apprenez l’utilisation des variables avec lets, à passer à la ligne et à indenter votre formule pour la rendre la plus lisible possible : cela vous aidera quand vous aurez des modifications à faire dans une formule à laquelle vous n’auriez plus touché depuis longtemps.

Comment transformer son espace Notion en site Internet ?

L’une des fonctionnalités les plus fascinantes de Notion est sa capacité à transformer votre espace de travail en un site web public.

Oui, vous avez bien entendu ! Vous pouvez prendre une page Notion et la rendre accessible à tout le monde sur Internet. Cela ouvre un monde de possibilités, que vous souhaitiez créer un portfolio, un blog, ou même un site web d’entreprise complet.

Pour les débutants, cette fonctionnalité peut sembler magique, mais elle est en réalité assez simple à mettre en œuvre.

Comment créer un site web à partir de Notion ?

Pour transformer une page Notion en site web, vous devez d’abord la rendre publique. Cela se fait en cliquant sur le bouton “Partager” en haut à droite de la page et en sélectionnant l’option “Rendre public”. Une fois que la page est publique, n’importe qui ayant le lien peut y accéder.

Mais attendez, il y a plus ! Il existe également des services tiers comme Super.so ou Potion.so qui vous permettent de personnaliser davantage votre site, y compris en ajoutant un domaine personnalisé. Pour les débutants, rendre une page publique est un bon point de départ, et vous pouvez explorer ces services tiers à mesure que vous devenez plus à l’aise avec Notion.

Les meilleures pratiques pour transformer Notion en site web

Si vous décidez de transformer votre espace Notion en site web, il y a quelques meilleures pratiques à suivre. Tout d’abord, assurez-vous que toutes les informations que vous rendez publiques sont celles que vous souhaitez réellement partager avec le monde entier.

Deuxièmement, pensez à l’expérience utilisateur. Utilisez la hiérarchie, les titres et les sous-titres pour rendre votre contenu facile à naviguer. Enfin, testez toujours votre site sur différents appareils pour vous assurer qu’il est réactif et facile à utiliser. Pour les débutants, ces étapes peuvent sembler un peu complexes, mais elles sont cruciales pour créer un site web Notion réussi.

En résumé, transformer votre espace de travail Notion en site web est une manière incroyablement puissante de partager vos idées, votre portfolio ou vos projets avec le monde entier. Avec quelques clics et des ajustements, vous pouvez avoir un site web fonctionnel basé sur votre contenu Notion. C’est une fonctionnalité qui mérite d’être explorée, surtout si vous cherchez à maximiser la portée de votre travail.

Comment importer des données dans Notion ?

L’une des fonctionnalités les plus pratiques de Notion est sa capacité à importer des données depuis d’autres plateformes ou formats de fichiers.

Que vous veniez de Trello, d’Asana, d’Evernote, ou même d’un simple fichier CSV, Notion vous permet de transférer vos données rapidement et efficacement.

Pour les débutants, cette fonctionnalité est un véritable atout, car elle vous permet de commencer à utiliser Notion sans avoir à tout recréer à partir de zéro.

Comment importer des données dans Notion ?

Pour importer des données dans Notion, vous aurez plusieurs options.

Tout d’abord, vous pouvez utiliser l’option d’importation intégrée de Notion, accessible via le menu “Importer” dans le coin inférieur gauche de votre espace de travail. Ce menu vous donne plusieurs options pour importer des données depuis d’autres plateformes populaires comme Trello, Asana, et Evernote.

Vous pouvez également importer des fichiers CSV, Markdown, ou même des fichiers Word et PDF. Pour les débutants, le processus est assez simple : il suffit de suivre les instructions à l’écran pour sélectionner le fichier ou la plateforme depuis laquelle vous souhaitez importer, et Notion s’occupe du reste.

Les meilleures pratiques pour l’importation de données dans Notion

Lorsque vous importez des données dans Notion, il y a quelques bonnes habitudes à prendre. Tout d’abord, assurez-vous que vos données sont bien structurées avant de les importer. Cela facilitera grandement le processus d’importation et vous évitera des maux de tête par la suite.

Deuxièmement, vérifiez toujours les données importées pour vous assurer qu’elles ont été correctement transférées. Notion fait généralement un excellent travail en matière d’importation, mais il est toujours bon de vérifier.

Créez ensuite les vues, groupes, tris et filtres nécessaires à avoir une visualisation efficace de vos données.

Comment rendre Notion plus beau ?

Notion est non seulement un outil puissant pour la gestion de l’information, mais il offre également une grande flexibilité en matière de personnalisation esthétique.

Vous pouvez transformer votre espace de travail en un lieu visuellement agréable qui reflète votre style ou l’identité de votre entreprise.

Pour les débutants, l’aspect visuel de Notion peut sembler secondaire, mais un bel espace de travail peut réellement améliorer votre expérience utilisateur et votre productivité.

Comment personnaliser l’apparence de Notion ?

Notion offre plusieurs façons de personnaliser l’apparence de votre espace de travail.

Vous pouvez ajouter des icônes et des images de couverture à vos pages pour les rendre plus attrayantes. Vous pouvez également utiliser des blocs de couleur, des diviseurs et des titres pour structurer votre contenu de manière visuelle.

Notion permet même d’ajouter des emojis dans les titres et le texte, ce qui peut ajouter une touche de personnalité à votre espace. Vous pouvez également utiliser les ressources de MonJoliNotion si vous êtes membre du KreaClub.

Rendre Notion esthétiquement plaisant

Lorsque vous personnalisez l’apparence de votre Notion, il y a quelques bonnes habitudes à suivre. Tout d’abord, essayez de maintenir une certaine cohérence dans votre design. Utilisez une palette de couleurs et un style d’icônes qui s’harmonisent bien ensemble.

Deuxièmement, n’en faites pas trop. Trop d’éléments visuels peuvent rendre votre espace de travail encombré et distrayant.

Enfin, pensez à l’expérience utilisateur. Assurez-vous que votre design facilite la navigation et ne rend pas difficile la recherche d’informations.

Comment automatiser nativement des tâches dans Notion ?

L’automatisation dans Notion est un sujet passionnant qui peut transformer radicalement votre façon de travailler.

Bien que Notion ne propose pas de fonctionnalités d’automatisation natives aussi avancées que certaines autres plateformes, une première série de possibilités a été ouverte par l’introduction des automatisations dans les bases de données en septembre 2023.

L’utilisation d’automatisations déjà créées est gratuite mais l’option de créer des automatisations est limitée aux forfaits payants.

Comment automatiser des tâches dans Notion ?

Les automatisations natives de Notion permettent de déclencher un scénario lors d’une modification de page ou de création d’une nouvelle page, entre autres événements déclencheurs.

Vous pouvez ensuite choisir à quelles pages des modifications peuvent être apportées ou si vous voulez créer de nouvelles pages.

Et au final, vous paramétrer les actions choisies pour obtenir le résultat souhaité, comme la nouvelle page créée ou la modification des propriétés de pages de bases de données.

Les limites actuelles des automatisations natives dans Notion

Au-delà de la limite de la création uniquement réservée aux forfaits payants, les fonctionnalités des automatisations de Notion sont en elles-mêmes assez limitées pour l’instant. Mais comme tout chez Notion, ce n’est qu’un début.

Comment automatiser des tâches dans Notion avec Zapier ou Make ?

L’automatisation dans Notion est un sujet passionnant qui peut transformer radicalement votre façon de travailler.

L’ajout d’une API (Application Programming Interface), un moyen pour Notion de parler avec les applications tierces grâce à un jeu d’instructions qui permettent d’ajouter ou modifier des données dans Notion, a été une étape essentielle.

L’ajout de cette API permet d’interfacer Notion avec nombre d’autres services grâce à Make et Zapier, deux des outils d’automatisation les plus connus du monde du no-code.

Comment automatiser des tâches dans Notion ?

Pour automatiser des tâches dans Notion, vous pouvez utiliser des services comme Zapier ou Integromat qui permettent de créer des “zaps” ou des “scénarios” qui lient Notion à d’autres applications.

Par exemple, vous pouvez créer un zap qui ajoute automatiquement une nouvelle tâche dans Notion chaque fois que vous recevez un e-mail important.

Ou encore, vous pouvez configurer un scénario dans Make qui ajoute une ligne dans une base de données à chaque fois qu’un rapport est publié dans un répertoire Dropbox.

Les bonnes habitudes pour l’automatisation dans Notion

Tout d’abord, commencez petit. Choisissez une tâche simple à automatiser et augmentez la complexité au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec les outils. Il y a quelques bons exemples sur l’utilisation de Make avec Notion sur ma chaîne Youtube pour vous aider à démarrer.

Deuxièmement, documentez vos automatisations. Assurez-vous de savoir ce que chaque automatisation fait et comment elle le fait. Cela sera utile si vous devez apporter des modifications ou dépanner des problèmes à l’avenir.

Enfin, testez toujours vos automatisations avant de les déployer à grande échelle. Là encore, le fait de tester vos automatisations sur une partie de vos données dans une base de données dupliquées en test vous permettra de ne pas prendre de risques avec vos données.

Comment créer des boutons qui déclenchent des actions dans Notion ?

Les boutons dans Notion sont une fonctionnalité qui peut vraiment améliorer votre expérience utilisateur.

Notion propose des boutons d’action natifs depuis peu. Les fonctions sont encore limitées, mais il est déjà possible de créer de nouvelles pages, d’en modifier ou d’ajouter des blocs à une page existante.

Le nombre d’actions successives que ces boutons peuvent déclencher est pour l’instant fixé à 100.

Comment créer des boutons dans Notion ?

Un bouton est un bloc comme un autre. Il ne peut pas être ajouté à une base de données, mais il est disponible dans la liste des blocs que vous pouvez créer grâce à la commande /bouton.

Vous devez ensuite ajouter les actions successives que ce bouton va déclencher.

Par exemple, vous allez pouvoir insérer des blocs dans la page, ajouter une page à un endroit précis ou modifier une page existante.

Configurer une modification de page

Si vous choisissez de modifier une page grace à une action de bouton, vous devrez utiliser un filtre pour choisir quelles pages vont être modifiées.

Pour ce faire, choisissez d’abord la base de données qui contiennent la ou les page que vous voudriez modifier.

Paramétrer ensuite le filtre pour limiter les pages que vous allez modifier grâce au bouton et choisissez ensuite les propriétés à modifier, comme par exemple une propriété du type Etat que vous feriez basculer de En cours à Terminé, par exemple.

Quels sont les concurrents de Notion ?

Notion, en tant qu’outil tout-en-un, est en concurrence avec d’autres outils qui se targuent d’offrir les mêmes, sinon plus de possibilités, mais est aussi en concurrence avec des outils plus spécialisés. Petit tour d’horizon.

Notion vs Coda

Coda est sans doute la concurrence la plus solide, la plus concrète, la plus semblable à l’approche proposée par Notion.

Le fonctionnement de Coda est un peu plus complexe mais amène toute une série de fonctionnalités très intéressantes au niveau des boutons, des automatisations et des formules.

La courbe d’apprentissage de Coda est néanmoins un peu plus rude, car l’outil, dans toute sa puissance, est moins flexible que Notion. Pas possible, par exemple, de transformer un bloc de texte en page. Mais l’un dans l’autre, dans les projets pour les clients, Coda peut être une possibilité très puissante.

Notion vs Clickup

Notion permet une gestion des projets et tâches relativement poussée, avec également une gestion des sprints proposée par un modèle récent, mais il est évident que Clickup, en tant qu’outil spécialisé dans la gestion de projets, permet d’aller encore plus loin.

Entre autres, la gestion des tâches liées, du temps passé sur chaque tâche, les différentes vues spécifiques à la gestion de projets, c’est effectivement possible dans Clickup.

Même si Clickup s’améliore progressivement de ce côté, la gestion des documents, d’une base documentaire, de la création de texte au sens large, sont quand même encore beaucoup plus puissantes du côté de Notion. C’est une question d’équilibre comme bien souvent.

Notion vs Airtable

Airtable est un outil spécifiquement tourné vers la gestion d’une base de données. Son utilisation, son esthétique, ses fonctionnalités le rapprochent d’un réel outil de base de données qui “parle” sans doute plus, dans le monde business, à des personnes qui sont habituées à Excel même si Excel est un tableur et pas un outil de gestion de bases de données.

Airtable possède donc de grands atouts dans la gestion des bases de données et possède un outil d’automatisations internes très intéressants. Les interfaces sont également une force car elles permettent de configurer des dashboards bien plus personnalisés et puissants que ce que Notion propose.

Néanmoins, encore une fois, c’est sur la versatilité que Notion récupère son retard. Si vous avez besoin de bases de données mais également de pages de texte, si vous devez gérer une base documentaire et la création de nombreux textes, Airtable n’est sans doute pas l’outil unique dont vous pourriez tirer parti.

2 – Bases de données Notion

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Comprendre les bases

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Les concepts importants abordés dans cette section

Des lignes et des colonnes
Pas de doublons
Sélection ou Relation ?

Les bases, c’est la base (oui, c’est désopilant)

Construire une base de données solide et bien structurée, puisque c’est bien ce dont nous allons parler aujourd’hui, ça s’apprend.

Je vous explique les grands principes et les bonnes habitudes à prendre dans une autre série en trois jours très importante, le Guide Complet des Bases de Données. En voici un petit résumé centré sur Notion.

On crée une base de données avec le raccourci /base. La visualisation la plus simple d’une base de données, c’est une table : un ensemble de lignes et de colonnes.

Des lignes et des colonnes

Dans Notion, chaque ligne représente une donnée, un enregistrement, un élément, un item. Cet élément de base de données, selon le principe qui veut que tout soit bloc dans Notion, est en lui-même une page que vous pouvez ouvrir pour y ajouter des renseignements supplémentaires.

Mais les vraies données sont stockées dans les colonnes, appelées Propriétés dans Notion, qui ont chacune un type : texte, nombre, case à cocher, date, mais aussi Relations, Agrégations ou Formules. Le fait de stocker ces données en respectant un type, un format, permettra ensuite de les filtrer, trier et grouper.

Tiens, vous avez remarqué l’utilisation des couleurs ? Elle n’est pas anodine : c’est le même code couleur que j’utilise dans Apprendre Notion, la formation vidéo complète sur Notion. Cette formation fait elle-même partie du KreaClub.

Pas de doublon

Une des règles intangibles, c’est qu’on ne peut pas créer de doublon : chaque ligne est donc unique, non pas par les données qu’elle contient mais par un id (), un identifiant unique qui est caché dans Notion mais qu’on peut faire apparaître grâce à une formule quand on veut jouer avec l’API. Pas d’inquiétude, c’est pour plus tard tout ça, mais ça devait être dit.

Le fait de ne jamais avoir de doublon permet également les tris, filtres et groupements dont nous parlions précédemment : aucune ligne ne pourra être confondue pour une autre si vous respectez encore une dernière règle, juste pour vous simplifier la vie.

Sélection ou relation ?

Il existe, dans les différentes propriétés possibles, un type Sélection qui permet de choisir un élément d’une liste. Par exemple, si vous avez une Propriété pour renseigner la priorité d’une tâche, vous pouvez utiliser Prio 1, Prio 2, Prio 3. Mais si vous deviez par exemple dire à quel projet cette tâche est liée, ce ne serait pas efficace d’utiliser une propriété du type Sélection. Il vaut mieux utiliser une Relation pour cet usage. Dans les formations que je dispense, nous passons un certain temps à différencier les différents cas d’usage mais poussons dès maintenant la réflexion un peu plus loin.

Dans Notion, la propriété Titre ne peut pas être supprimée et ne peut pas changer de type. Elle ressemble obligatoirement à du texte. Vous n’êtes pas obligé de mettre un titre différent à chaque page mais bon, quand même, vous le sentez bien, c’est vachement utile. Ça vous permettra de mieux vous y retrouverez quand vous ferez des Relations avec les autres Bases.

Des Relations vous dites ? Je veux voir ça !

Relations et agrégations

Les concepts importants abordés dans cette section

Relations et recherche verticale
Agrégations et recherche horizontale
Le futur de l’Etat

La possibilité de créer des relations entre les bases de données assure de respecter un grand deuxième grand principe des bases de données.

“Pas de doublon était le premier”, “pas d’information stockée à différents endroits” est le deuxième.

Relations et recherche verticale

Créer une Relation entre une base de données des Tâches et une base de données des Projets permet de lier une série de tâches à un et un seul projet, et ensuite, au niveau du projet, de faire un résumé, une agrégation des données des tâches liées. On peut, par exemple, au niveau des Projets, créer une Agrégation qui calcule et affiche combien de tâches sont terminées grâce à la Relation entre la base des Tâches et celle des Projets.

Pour créer cette relation, vous devez, dans Notion, créer une nouvelle colonne, une nouvelle propriété dans votre base de données, et lui affecter un type Relation. Notion va ensuite vous demander avec quelle base de données vous souhaitez créer cette relation et vous proposer de créer une relation réciproque, c’est-à-dire une relation de la table n°2 vers la table n°1.

Quand on crée une Relation entre deux tables, le lien créé permet une recherche que je dirais verticale : on cherche à créer une relation avec une ligne dans une autre base de données, et on cherche de haut en bas dans la liste de toutes les lignes.

Une même donnée peut être visible à différents endroits, mais une même donnée ne peut pas être stockée en différents endroits.

Agrégations et recherche horizontale

Une Agrégation, dans le contexte de Notion, permet deux choses en même temps.

Elle permet d’utiliser la Relation créée entre deux tables et d’effectuer une recherche horizontale. On a déjà trouvé la bonne ligne grâce à la Relation, c’était une recherche verticale.

Mais maintenant, on fait une recherche horizontale pour trouver un renseignement supplémentaire, une autre colonne de cette ligne.

Il suffit alors de choisir si on veut simplement afficher les données ou leur appliquer une opération.

On doit donc choisir la relation qu’on veut utiliser (recherche verticale), puis choisir l’autre valeur, l’autre colonne que l’on veut utiliser (recherche horizontale) et au final, simplement afficher les valeurs ou leur appliquer une opération du type somme, moyenne, médiane, etc.

Le futur de l’Etat

Une propriété a été ajoutée mi-2022 par les équipes de Notion : les Etats, une sorte de propriété du type Selection mais avec des usages plus pointus, spécifiquement liés à la gestion des projets. Trois groupes d’états sont proposés par défaut : A faire, En cours et Terminé.

Dans ce contexte, il est évident que Notion tente un rapprochement subtil (ou pas) de Clickup. Dans les relations et les agrégations, cette propriété n’est pas anodine non plus car elle permet plus de finesse et de rigueur en même temps dans la gestion des tâches. Dans nos accompagnements, nous constatons souvent que cette propriété n’est pas encore assez utilisée.

Crée ton deuxième cerveau dans Notion

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Un deuxième cerveau est un concept qui désigne un système de gestion de l’information et de l’organisation personnelle qui vise à libérer l’esprit des tâches cognitives et à faciliter la productivité. C’est une méthode pour stocker, organiser et accéder facilement à toutes les informations et idées importantes.

Voici trois exemples de cas dans lesquels Notion peut être utilisé comme un deuxième cerveau :

Gestion des tâches et des projets : Notion permet de créer des bases de données et des tableaux de bord pour suivre et organiser les tâches et les projets, assigner des responsabilités, définir des dates d’échéance et visualiser l’avancement global.
Prise de notes et gestion des connaissances : Avec Notion, vous pouvez créer des bases de données de notes et organiser vos connaissances par catégories ou tags. Vous pouvez également ajouter des liens, des médias et des fichiers aux notes pour une référence rapide et facile.
Planification et suivi des objectifs : Notion vous permet de créer des bases de données pour définir et suivre vos objectifs, et de les lier à vos tâches et projets. Vous pouvez visualiser votre progression, définir des échéances et recevoir des rappels pour rester sur la bonne voie.

Pour organiser votre deuxième cerveau dans Notion, vous pouvez créer les trois bases de données suivantes :

Base de données de tâches : Utilisez cette base de données pour suivre toutes vos tâches, qu’elles soient personnelles ou professionnelles. Ajoutez des colonnes pour les catégories, les priorités, les dates d’échéance, etc.
Base de données de notes : Créez une base de données pour stocker toutes vos notes, idées et informations importantes. Organisez-les par catégories ou tags, et utilisez des colonnes pour ajouter des détails supplémentaires.
Base de données d’objectifs : Définissez vos objectifs à long terme et à court terme dans cette base de données. Ajoutez des colonnes pour les échéances, les responsables, les étapes clés, etc. Liez ensuite vos objectifs aux tâches et projets correspondants.

En utilisant ces trois bases de données, vous pouvez créer un système complet de gestion de l’information et de l’organisation personnelle dans Notion, vous permettant ainsi d’avoir un deuxième cerveau bien organisé et efficace.

https://vimeo.com/876754530?share=copy

Transformations, tris, filtres, groupes et vues

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Dans les bases de données, les tris, filtres, groupes et vues sont des fonctionnalités qui permettent d’organiser et de visualiser les données de manière spécifique. Voici une description de chaque usage :

Tris : Les tris permettent de réorganiser les données en fonction d’un critère spécifique, comme l’ordre alphabétique, la date de création ou une autre propriété. Cela facilite la recherche et la navigation dans les données, en les présentant de manière ordonnée.
Filtres : Les filtres permettent de restreindre les données affichées en fonction de certains critères. Par exemple, vous pouvez filtrer les tâches qui sont marquées comme “terminées” ou les projets qui sont attribués à un membre d’équipe spécifique. Les filtres permettent de visualiser uniquement les données qui répondent à certains critères.
Groupes : Les groupes permettent de regrouper les données en fonction d’une propriété spécifique. Par exemple, vous pouvez regrouper les tâches par projet, les contacts par entreprise ou les articles par catégorie. Les groupes facilitent la visualisation et la gestion des données en les organisant de manière logique et hiérarchique.
Vues : Les vues sont des configurations personnalisées de tris, filtres et groupes. Elles vous permettent de sauvegarder une configuration spécifique pour afficher vos données. Par exemple, vous pouvez créer une vue qui affiche uniquement les tâches “en cours” pour un membre d’équipe spécifique, avec un tri par date d’échéance. Les vues facilitent la navigation entre différentes configurations de données sans avoir à les reconfigurer à chaque fois.

Pour convertir une base de données en tableau, vous pouvez utiliser la fonctionnalité “Convertir en tableau” dans Notion. Cela vous permet de visualiser les données sous forme de tableau, avec des lignes et des colonnes. Les propriétés de la base de données deviennent des colonnes dans le tableau. Vous pouvez ensuite personnaliser le tableau en ajoutant ou en supprimant des colonnes, en modifiant l’ordre des colonnes, etc.

Inversement, pour convertir un tableau en base de données, vous pouvez sélectionner le tableau et utiliser la fonctionnalité “Convertir en base de données” dans Notion. Cela transformera le tableau en une base de données, où chaque ligne représente un enregistrement et chaque colonne représente une propriété. Vous pouvez ensuite ajouter des propriétés supplémentaires, configurer des tris, filtres, groupes et vues pour organiser les données de manière plus avancée.

https://vimeo.com/876754583?share=copy

3 – Formules, Automatisations & AI

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Les nouvelles formules 2.0

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Les concepts importants abordés dans cette section

Fonctions, opérateurs, constantes
Structure conditionnelle
Guide Débutant des Formules

On a tous de la magie en soi

Les formules permettent de manipuler les données, de les rendre plus utiles ou lisibles. Des opérations sur les dates ou des nombres aux barres de progression en passant par les conditions, les formules de Notion vous permettre de passer à un autre niveau.

Je me permettrai de passer assez vite sur les différents aspects aujourd’hui car vous trouverez plus bas le résumé le plus complet possible sur toutes les formules possibles dans Notion.

Fonctions, opérateurs et constantes

Les fonctions vous permettent de manipuler les données : nombres, texte, une expression régulière ou d’autres informations… Certaines des fonctions les plus connues sont par exemple replaceAll() qui remplace une chaîne de caractères par une autre, ou dateBetween() qui permet de calculer la différence entre deux dates exprimée en jours, en mois, etc.

Les opérateurs sont spécialisés en manipulation de nombres. Par exemple, savez-vous que 67%8 vous retourneront 3, car % renvoie le reste d’une division et pas le quotient, pas le résultat de la division ou un pourcentage comme on pourrait le croire.

Les constantes, dont la plus connue est Pi évidemment, sont aussi présentes. La constante d’Euler l’est également.

Structure conditionnelle

Mais la structure de base des formules, celle que vous allez le plus utiliser, c’est la structure conditionnelle : le if(). C’est une structure essentielle qui est bien expliquée et pour laquelle nous avons beaucoup d’exemples dans le Grimoire des Formules. Je vous en propose la moelle substantifique. if() est une fonction à trois arguments : vous devez écrire trois bouts de code séparés par des virgules.

Quels sont ces trois arguments ?

La condition évaluée en un résultat vrai ou faux,
Une action à exécuter si le résultat de l’évaluation est vrai (souvent appelée “alors”)
Une action à exécuter si le résultat est faux (souvent appelée “sinon”).

La fonction complète donne

**if(**
	condition, 
	action à effectuer si vrai, 
	action à effectuer si faux
**)**

Prenons une nouvelle propriété appelée “Apéro ?” du type Formule. Cette formule pourrait ressembler à ceci :

**if(**
	prop("Tâches Finies") < prop("Total Tâches"),
	"Travaille encore",
	"Apéro Time"
**)**

Ce qui, traduit en langage commun du Comté, donne

SI le nombre de Tâches Finies est plus petit que le nombre total de Tâches ALORS Travaille encore SINON Apéro Time

Guide Débutant des Formules

Je ne peux pas assez vous conseiller de vous rendre sur le Guide Débutant des Formules Notion si vous souhaitez en savoir plus sur les formules, sur les fonctions, les opérateurs, les constantes, les formats et tout le reste.

Il y a aussi toute une playlist sur les formules sur Youtube : tout est là

Formules 2.0 Notion

Automatisations de et avec Notion

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Les concepts importants abordés dans cette section :

Quelles sont les 3 automatisations internes ?
Qu’est-ce que l’API Notion ?
Les intégrations, Make et Zapier

Les 3 automatisations internes

Les boutons qui automatisent Notion

Dans les pages Notion, vous pouvez ajouter un bouton pour déclencher une série d’actions.

Vous allez pouvoir insérer des blocs, ajouter ou modifier des pages de base de données, spécifier les valeurs à donner aux propriétés, confirmer les actions qui précèdent et, au final, ouvrir la page qui a été créée.

https://youtu.be/LtT_LdiTrPg

Les automatisations de bases de données

La modification ou l’ajout d’une page de base de données peut également servir de déclencheur pour une automatisation.

Grâce à ce type d’automatisation, on pourra faire évoluer une propriété du type Etat de “En attente” à “En cours”, par exemple.

Il est même possible de faire des modifications de masse sur toute une série de pages sélectionnées en fonction de filtres.

L’IA dans les bases de données Notion

La dernière automatisation, dont nous allons parler plus abondamment dans le dernier chapitre, vient des propriétés IA dans les bases de données qui se mettent à jour automatiquement quand on met à jour la ligne de base de données. Mais on en reparle dans le prochain chapitre, un peu de patience.

https://youtu.be/DTzKO3_7v3M

C’est quoi une API ?

API signifie Application Programming Interface (interface de programmation d’applications). Il s’agit d’une série d’instructions permettant à une application d’envoyer et de recevoir des données vers et depuis d’autres services.

L’équipe de Notion a donc créé une bibliothèque qui permet aux applications tierces de lire, créer et modifier des données dans Notion.

https://youtu.be/xeHNb4Ha-vA

Les intégrations, Make et Zapier : pour s’ouvrir au reste du monde

Les intégrations

Notion propose plusieurs intégrations avec des outils bien connus. Vous les retrouverez elles aussi au fond du menu qui s’ouvre avec la barre oblique / . Vous y trouverez des outils de stockage en ligne (Dropbox, Google Drive…), de productivité (Miro, Asana…) ou de design comme Figma.

Make et Zapier

Make et Zapier utilisent l’API de Notion pour l’interfacer avec toute une série d’autres services, comme les services Google, Dropbox, Deepl et bien d’autres services encore.

Là aussi, vous trouverez dans le KreaClub une formation Make complète avec énormément de scénarios qui vous permettront d’apprendre Make et comment on l’utilise pour augmenter les pouvoirs de Notion.

https://youtu.be/T3xPEF4xl_c

Un monde ouvert pour jouer

Le rôle de ces plateformes est donc de donner des superpouvoirs à Notion et d’étendre son monde au-delà du spectre visible.

C’est là aussi qu’un nouveau monde s’ouvre à vous, une histoire dont vous êtes le héros, une histoire sans fin, une histoire où toutes les références littéraires et cinématographiques sont permises.

Notion AI : gadget ou utile ?

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Les concepts importants abordés dans cette section :

Notion AI pour générer du texte
L’IA de Notion dans les bases de données
Le futur de l’IA

Forces et faiblesse de Notion AI

Notion AI permet de générer du texte de manière automatique pour rédiger des documents ou des articles rapidement.

L’IA de Notion peut également être utilisée dans les bases de données pour faciliter la recherche et l’organisation des informations.

Grâce à Notion AI, vous allez gagner du temps en automatisant certaines tâches répétitives, ce qui permet de se concentrer sur des activités plus importantes.

Par contre, comme toute technologie basée sur l’IA, Notion AI peut parfois produire des résultats imprévisibles ou incohérents : une vérification humaine supplémentaire est donc nécessaire.

Néanmoins, Notion AI offre la possibilité d’explorer de nouvelles façons de travailler et de collaborer, en exploitant les capacités de l’IA pour améliorer l’efficacité et la productivité.

L’IA de Notion peut aider à analyser et à exploiter les données contenues dans les bases de données, permettant ainsi de prendre des décisions plus éclairées.

Comment utiliser l’IA de Notion ?

Les usages de Notion AI sont multiples : génération de texte dans une page, utilisation des données d’une base de données pour créer du texte, résumer les propriétés de la base de données ou encore formater les données sous une autre forme, ou encore l’intégration de l’IA dans le moteur de recherche de Notion, tout est possible.

Pour utiliser Notion AI dans une page, il suffit de commencer une ligne par un espace : le menu contextuel propose alors différents usages de Notion AI pour la rédaction de textes de styles divers, la génération d’idées ou le résumé.

Pour l’utiliser dans une base de données, il vous faut une propriété du type texte et configurer ensuite le remplissage automatique par l’IA. Vous donnez alors une instruction à l’IA et le moteur d’intelligence artificielle va faire de son mieux pour la respecter au mieux. Si le résultat vous plaît, vous pouvez demander à Notion d’appliquer cette consigne à toutes les lignes de la base de données. Et vous pouvez même demander à ce que cette propriété se mette à jour automatiquement en cas de modification au niveau de la base.

Plus automatique et plus puissante encore, l’intégration de Notion AI dans le moteur de recherche intégré à votre espace de travail va agir tel un moteur de questions / réponses, fouiller tout votre espace à la recherche des renseignements demandés et vous fournir un résultat documenté et sourcé, où la réponse demandée est expliquée au travers des exemples et renseignements trouvés dans l’entièreté de votre espace de travail.

https://youtu.be/5Gu19FP-v7Y

Quel futur pour l’IA de Notion ?

Il est évident que le futur de Notion AI se trouve dans la personnalisation, l’intégration et l’ajout de fonctionnalités.

La personnalisation d’abord, avec, pourquoi pas, un choix d’icône ou de couverture de page proposé par l’IA ou la mise en couleur de certains bouts de texte en fonction des habitudes ou besoins.

L’intégration avec une utilisation encore plus poussée des données de l’espace de travail avec toujours plus de respect du style et des règles de confidentialité.

L’ajout de fonctionnalités enfin, avec, pourquoi pas, une possibilité de génération de certaines formules simples pour vos usages habituels au niveau des bases de données, des tâches et projets ou suivi des habitudes.